Comment utiliser le remplissage Flash dans Excel

Essayer de remplir des cellules dans Excel qui incorporent du texte ou des données de plusieurs autres cellules dans une feuille peut être un processus très long. Cela est particulièrement vrai s’il y a des centaines ou des milliers de lignes dans la feuille de calcul.

Une fois que vous savez comment utiliser correctement Flash Fill dans Excel, vous pouvez laisser Excel faire tout le gros du travail. Vous ne fournissez que quelques entrées de cellule manuelles pour aider Excel à comprendre exactement ce que vous essayez de faire. Ensuite, Excel effectue le reste du travail pour le reste de la feuille de calcul.

Si cela ressemble à une astuce que vous aimeriez essayer pour gagner du temps, voyons comment vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour améliorer votre propre productivité.

Remarque: La fonctionnalité de remplissage Flash dans Excel n’est disponible que dans Excel 2013 et versions ultérieures.

Comment utiliser le remplissage Flash dans Excel

L’application la plus simple de Flash Fill dans Excel combine deux mots ensemble. Dans l’exemple ci-dessous, nous allons vous montrer comment utiliser Flash Fill pour combiner rapidement un prénom et un nom de famille dans une troisième cellule pour le nom complet.

Dans cet exemple, la colonne C contient le prénom, la colonne D le nom de famille et la colonne E la colonne du nom complet.

1. Tout d’abord, saisissez le nom complet dans la première cellule comme vous le souhaitez (en combinant le contenu de la cellule Prénom et de la cellule Nom.

2. Après cela, commencez à taper la même chose dans la cellule suivante (le prénom et le nom des cellules à gauche). Vous remarquerez que la fonction de remplissage Flash d’Excel détectera automatiquement le modèle à partir du contenu de la cellule au-dessus que vous avez tapée manuellement.

   En utilisant cet «apprentissage», Excel fournira un aperçu de ce qu’il pense que vous voulez taper. Il vous montrera même comment le reste des cellules se remplira pour le reste de la colonne.

3. Appuyez simplement sur Entrer pour accepter cet aperçu. Vous verrez la fonction de remplissage Flash d’Excel effectuer sa magie en remplissant toutes les autres cellules de cette colonne pour vous.

Comme vous pouvez le voir, la fonction de remplissage flash peut gagner un temps considérable si vous comparez la saisie manuelle d’une cellule et Entrée à la saisie manuelle des noms de toutes les cellules de la nouvelle colonne.

Si vous avez remarqué que la fonctionnalité de remplissage flash ne fonctionne pas, vous devez activer la fonctionnalité de remplissage flash dans Excel. Vous pouvez voir comment faire cela dans la dernière section de cet article.

Options de remplissage Flash Excel

Lorsque vous effectuez les étapes de remplissage Flash ci-dessus, vous remarquerez qu’une petite icône apparaîtra à côté des cellules remplies. Si vous sélectionnez la flèche déroulante à droite de cette icône, vous verrez des options supplémentaires que vous pouvez utiliser avec la fonction Remplissage Flash.

À l’aide des options de remplissage Flash de cette liste déroulante, vous pouvez:

• Annuler le remplissage flash: Annulez l’action qui a rempli toute la colonne après avoir appuyé sur Entrée
• Accepter les suggestions: Cela indiquera à la fonction de remplissage Flash d’Excel pour cette colonne que vous êtes d’accord avec les modifications apportées à la colonne et que vous souhaitez les conserver
• Sélectionnez xx cellules vides: Vous permet d’identifier les cellules qui n’ont pas été remplies et qui sont vides afin que vous puissiez les corriger si vous en avez besoin
• Sélectionnez xx cellules modifiées: Vous permet de sélectionner toutes les cellules qui ont été automatiquement modifiées après la mise à jour de ces cellules par la fonction Remplissage flash

Une fois que vous avez sélectionné Accepter les suggestions, vous verrez que les nombres «sélectionner» pour les «cellules modifiées» tomberont à zéro. En effet, une fois que vous acceptez les modifications, le contenu de ces cellules n’est plus considéré comme «modifié» par la fonction de remplissage flash.

Comment activer le remplissage Flash dans Excel

Si vous avez remarqué qu’Excel ne fournit pas d’aperçu de remplissage Flash lorsque vous commencez à taper la deuxième cellule, vous devrez peut-être activer la fonctionnalité.

Pour faire ça:

Sélectionner Fichier > Options > Avancée. Faites défiler vers le bas Options d’édition section et assurez-vous que les deux Activer la saisie semi-automatique pour les valeurs de cellule et Remplissage flash automatique sont sélectionnés.

Sélectionner D’accord pour finir. Maintenant, la prochaine fois que vous commencerez à taper dans la deuxième cellule après avoir rempli la première, Excel devrait détecter le modèle et vous fournir un aperçu de la façon dont il pense que vous voulez remplir le reste des cellules de la colonne.

Vous pouvez également activer la fonction Remplissage Flash pour la cellule que vous avez mise en surbrillance en sélectionnant l’icône Remplissage Flash dans le Les données menu sous le Outils de données groupe dans le ruban.

Vous pouvez également l’utiliser en appuyant sur Ctrl + E sur le clavier.

Quand utiliser le remplissage Flash dans Excel

La concaténation des noms complets à partir de deux colonnes est un exemple simple de la façon dont vous pouvez utiliser Flash Fill dans Excel, mais il existe de nombreuses utilisations plus avancées pour cette fonctionnalité puissante.

• Extraire une sous-chaîne d’une grande chaîne (comme un code postal d’une adresse complète) dans une autre colonne
• Extraire des nombres de chaînes alphanumériques
• Supprimer les espaces des chaînes avant ou après
• Insérer des sous-chaînes (comme une virgule ou un tiret) dans les chaînes existantes
• Reformater les dates
• Remplacer une partie d’une chaîne par un nouveau texte

Gardez à l’esprit que, quelle que soit l’utilité de la fonction de remplissage flash, elle ne sera pas automatiquement mise à jour lorsque vous modifiez les cellules d’origine.

Par exemple, dans l’exemple du prénom et du nom de la première section de cet article, vous pouvez obtenir le même résultat en utilisant la fonction Concaténer, puis en remplissant le reste de la colonne avec cette fonction.

= CONCATENER (C2, “”, D2)

Lorsque vous effectuez cette opération, si l’une des deux premières cellules change, le nom complet sera mis à jour. Un inconvénient est que si vous supprimez l’une des deux premières colonnes, la colonne Nom complet efface ou affiche une erreur.

C’est pourquoi la fonction de remplissage Flash dans Excel est mieux utilisée lorsque vous souhaitez convertir complètement et définitivement les colonnes d’origine en une chaîne ou un nombre nouvellement formaté.